Dokładność, cierpliwość, umiejętność rozwiązywania konfliktów i szybkiego działania – jeśli posiadasz te cechy, tworzenie konferencji i eventów może stać się twoim żywiołem. Nie jest to łatwe zadanie, ale daje ogromną satysfakcję i możliwość pracy z interesującymi ludźmi z różnych branż.

Jak się za to zabrać? Poniżej znajdziecie kilka wskazówek, które charakteryzują dobrego event managera, gotowego sprostać każdemu zadaniu.

Plan działania – a nawet kilka

Każdy najlepszy i najdokładniejszy plan zawsze może się nie powieść, dlatego przy organizacji konferencji i eventów już na samym początku warto założyć sobie jedno – że coś może pójść nie tak, jak powinno. Niezbędna w tym wypadku jest ocena ryzyka poszczególnych elementów (np. problemy z cateringiem, nieobecność głównego prelegenta itp.) oraz przygotowanie rozwiązań, które będzie można wdrożyć w razie wystąpienia problemów, także w ostatniej chwili. 

Dobry plan powinien zatem charakteryzować się dokładnością, szczegółowością i, przede wszystkim, elastycznością. Czasami niezbędne jest utworzenie tzw. planów awaryjnych, wprowadzających zupełnie odmienny charakter działań. Warto pamiętać, że nawet stworzenie planu idealnego nie zawsze gwarantuje powodzenie w organizacji konferencji i eventów, dlatego trzeba zachować czujność i gotowość do działania w najbardziej nieprzewidywalnych warunkach. Znaczną część nagle pojawiających się problemów rozwiązuje spokojne podejście oraz szybkie podejmowanie trafnych decyzji. 

Na każdym etapie organizacji warto wyznaczyć sobie główne cele, czyli tzw. kamienie milowe, które będą miały priorytetowy charakter. Są to zazwyczaj elementy, bez których wydarzenie nie mogłoby się odbyć lub które mogłyby realnie zagrozić powodzeniu całego przedsięwzięcia. Pomogą one usystematyzować wagę kolejnych działań oraz wyznaczają obszary, które będą wymagać największej uwagi, bez nadmiernego obciążania tymi, których realizację można spokojnie odłożyć w czasie lub oddelegować podwykonawcy.

Kontakty i jeszcze raz kontakty!

Dobry event manager to nie tylko oaza spokoju i przenikliwości, ale również kopalnia wiedzy i kontaktów, z których można skorzystać w przypadku nieprzewidzianych okoliczności lub sprawdzonych rozwiązań. Wie, która firma cateringowa oferuje najlepsze dania wegetariańskie, a która specjalizuje się w wykwintnych daniach z owocami morza. Ma również możliwość zapewnienia profesjonalnej obsługi technicznej przy skomplikowanych projektach multimedialnych oraz zastępstwa w przypadku choroby wynajętego zespołu lub DJ-a. 

Takich informacji nie zdobywa się oczywiście z dnia na dzień, niezbędne jest również utrzymywanie dobrych relacji z rzetelnymi podwykonawcami, na których można polegać w sytuacjach awaryjnych. Konferencje i eventy różnego rodzaju to doskonałe miejsca na poznanie ludzi z różnych branż, z których profesjonalizmu i doświadczenia można skorzystać w najmniej spodziewanym momencie. 

Sprawdzona sieć kontaktów może dać jeszcze jeden ważny pozytyw – możliwość obniżenia kosztów realizacji. Dzięki stałej współpracy z konkretnymi podwykonawcami oraz dokładną znajomością ich oferty stworzenie pełnego kosztorysu wydarzenia nie będzie stanowić większego problemu i da możliwość uniknięcia nieprzewidzianych kosztów (o których zawsze powinniśmy jednak pamiętać, przeznaczając na nie część dostępnych środków).

A na końcu jeszcze…

…pozostaje rozliczenie konferencji i eventu. Jest to często najmniej przyjemna rzecz związana z organizacją wydarzenia, jednak dzięki kilku podstawowym zasadom stanie się z pewnością łatwiejsza.

Po pierwsze – zawsze pamiętaj, by podziękować wszystkim osobom zaangażowanym w projekt. Czy jest to stażysta, osoba użyczająca sali, czy główny prelegent, kilka miłych słów i uścisk dłoni sprawią, że poczuje się doceniony i prawdopodobnie z chęcią włączy się z do organizacji kolejnych konferencji i eventów. Mile widziane jest również podziękowanie za przybycie zaproszonym gościom. Można go dokonać osobiście lub listownie, każda forma będzie z pewnością mile przyjęta.

Po drugie – terminowo opłacać usługi wykonane przez podwykonawców. Nic nie psuje współpracy bardziej niż nieterminowe przelewy oraz upominanie się o należną zapłatę. Czasami nawet jeden dzień zwłoki może ogromnie wpłynąć na płynność finansową firmy, dlatego oczekujmy od siebie tego samego, czego oczekujemy od naszego klienta. Jeżeli, mimo dobrych chęci, istnieje możliwość, że nie będziemy w stanie uregulować naszych należności na czas, poinformujmy o tym druga stronę i spróbujmy znaleźć z rozmówcą rozwiązanie, które pozwoli na zachowanie dobrych relacji.

Po trzecie – dopilnuj, by po organizacji konferencji i eventu zostawić porządek, nawet jeśli wynajęto firmę do sprzątania po wydarzeniu. Warto mieć pewność, że wszystko jest w porządku, nawet jeśli wymaga do odwiedzenia miejsca wydarzenia dzień po jego zakończeniu. 

Jak widać, praca event managera to praca pełna wyzwań, ale dająca również możliwość rozwoju w zakresie różnorodnych umiejętności, w tym zarządzania czasem i projektem. Jest też również okazją do tworzenia i uczestniczenia w wyjątkowych projektach.